¿Cuántas veces terminamos una reunión y pensamos “podría haber sido un mail”?

Parece que se ha tomado a la videollamada como algo vital, ¿realmente es necesario realizar tantas? ¿antes nos reuníamos tantas veces como videollamadas hacemos ahora? No lo creo.

Esta es una pregunta que en épocas de trabajo remoto, por no decir de pandemia, se ha vuelto cada vez más frecuente. En este artículo te daremos tips a tener en cuenta para hacer que tus reuniones sean 100% productivas.

Lo cierto es que hoy en día con el teletrabajo se disolvió la importancia de la reunión, del punto de encuentro y debate como tal, lo cual hizo que se desvaloricen y que para poder mantener el control de todo en todo momento muchas personas cometen el error de agendar una videollamada, por las dudas. ¿Es esta una solución?¿Es este el principal problema?

Lógicamente es necesario tener muchas cosas en cuenta a la hora de llevar a cabo una reunión y que realmente sea valiosa. Empecemos por puntos importantes a tener en cuenta a la hora de programar, organizar y realizar una reunión.

Programar:

• Es necesario saber quiénes son imprescindibles que estén en la reunión.
• Corroborar la agenda de esas personas: que estén disponibles ese día y a esa hora (Durante todo el horario pautado para llevar a cabo la reunión)
• Tener en claro el objetivo: ¿Para qué nos reunimos? ¿A dónde queremos llegar? ¿Es la primera de varias reuniones para el desarrollo de un proyecto? ¿Es para dividir tareas? ¿Es para presentar un proyecto final?

Organizar:

• Ordenar la reunión: Entender de qué manera se va a llevar a cabo. Qué va a pasar primero y qué va a pasar después. Por ejemplo: Primero realizaremos una introducción para luego proyectar la presentación.
• Timing: tener en cuenta que uno de los objetivos es cumplir con el horario y los tiempos pautados.
• Estipular el tiempo de reunión, tener claro cuando finaliza para “programar” cada punto o tema y poder terminar a la hora estipulada y no dar lugar a que surja la famosa frase “esta reunión podría haber sido un mail”.
• ¿Quién se va a encargar de cada cosa?

Realización:

• Es necesario que haya un moderador que se encargue de guiar la reunión para que no se termine perdiendo el foco de la misma (no nos vayamos por las ramas)
• Lo ideal sería que alguno de los presentes, o el mismo moderador, vaya tomando nota de todo lo que se dice para luego enviar un mail con una minuta a modo de resumen.
• Antes de dar por finalizada la reunión es aconsejable dedicar unos minutos a que se realicen preguntas con respecto al tema que se haya desarrollado.
• Dejar en claro en qué punto se está y cuál es el próximo que hay que seguir.

Por otro lado hay que tener en cuenta que la atención de las personas no es es infinita, por lo tanto es necesario ser precisos, concisos y directos para poder mantener la concentración de la audiencia a lo largo de toda la reunión. Incluso tener en cuenta que es probable que luego de esta reunión esas personas tengan otra o ya haya tenido una antes.

vía coworkidea.com: https://coworkidea.com/como-hacer-que-tus-videollamadas-sean-productivas/